BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Menulis surat merupakan kegiatan
yang sering dilakukan seseorang untuk mengungkapkan sesuatu dalam bentuk
tulisan. Menulis surat juga telah ada sejak dahulu. Sebelum adanya alat
komunikasi elektronik, surat dijadikan alat komunikasi untuk menginformasikan
segala sesuatu kepada orang yang dimaksud.
Namun setelah berkembangnya alat
komunikasi elektronik, menulis surat menjadi kegiatan langka dalam kegiatan
sehari-hari. Dengan adanya alat komunikasi elektronik seseorang menyampaikan
informasi melalui alat komunikasi elektronik tersebut.
Surat
merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang.
Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu, melalui
surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau
percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju
sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi
secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting untuk urusan bisnis.
surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau
percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju
sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi
secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting untuk urusan bisnis.
Meskipun
teknologi sudah berkembang pesat dan berbagai alat komunikasi canggih telah
diciptakan, kedudukan surat sebagai sarana komunikasi belum sepenuhnya
tergantikan. Apalagi dalam urusan kedinasan yang bersifat resmi, surat menyurat
masih sangat diperlukan. Selain sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai
dokumen, bukti, maupun arsip yang dibutuhkan untuk berbagai keperluan.
Surat dibagi menjadi beberapa bagian
diantaranya ada surat dinas, surat pribadi dan surat resmi. Surat
dinas merupakan surat yang dikirimkan oleh
instansi/lembaga/organisasi/badan/institusi (terutama pemerintahan) kepada
seseorang/instansi lain. Surat dinas berisi berbagai hal yang berhubungan
dengan kepentingan administrasi pemerintahan.
Surat dinas, yakni surat yang
digunakan dalam fungsi-fungsi kedinasan, baik dinas pemerintahan maupun swasta.
Surat ini umumnya bersifat resmi.
B. Rumusan Masalah
Bertitik tolak dari artikel tentang
surat dinas yang kami dapatkan, terdapat beberapa macam masalah. Maka untuk
mempermudah pembahasan dalam makalah ini, kami telah membaginya dalam beberapa
partanyaan sebagai berikut:
1. Apa yang dimaksud dengan surat dinas?
2. Unsur-unsur apa saja yang terdapat pada
surat dinas?
3. Bagaimana bentuk-bentuk surat dinas?
4. Sebutkan jenis-jenis surat dinas?
C.
Tujuan
Tujuan
penyusunan makalah ini adalah untuk:
1.
Memenuhi
tugas mata kuliah keterampilan menulis.
2.
Mengetahui
pengertian surat dinas.
3.
Mengetahui
jenis-jenis surat dinas.
4.
Mengetahui
bentuk-bentuk surat dinas.
5.
Mengetahui
unsur-unsur surat dinas.
.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian surat dinas
Surat dinas adalah surat yang
dikirimkan oleh instansi, lembaga, organisasi, badan, atau institusi (terutama
pemerintahan) kepada seseorang/instansi lain. Surat dinas berisi berbagai hal
yang berhubungan dengan kepentingan administrasi pemerintahan.
Surat dinas digunakan dalam
fungsi-fungsi kedinasan, baik dinas pemerintahan maupun swasta. Surat ini
umumnya bersifat resmi. Isinya antara lain berupa pemberian tugas,
pemberitahuan, permohonan, perintah, peringatan, panggilan, perjanjian, dan
laporan.
B. Unsur-unsur surat dinas
Unsur-unsur
surat dinas meliputi:
1.
Kepala Surat
Kepala
surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. Dalam
penulisan kepala surat, diperlukan: nama kantor/jawatan/perusahaan/ organisasi,
alamat, nomor telepon, nomor kotak pos,
faksimile, alamat kawat, atau e-mail (jika ada).
2. Nama Tempat dan Tanggal
Nama tempat menunjukkan tempat
surat tersebut ditulis. Nama tempat ini tidak ditulis jika blangko surat yang
digunakan adalah blangko surat resmi yang memuat kepala surat.
3. Nomor surat
Surat resmi selalu diberi nomor urut
surat yang dikirimkan (surat keluar),
kode, dan tahun. Misalnya No: 200/Diklat -1/2004.
kode, dan tahun. Misalnya No: 200/Diklat -1/2004.
Nomor surat diketik segaris dengan tanggal, bulan, dan tahun. Guna nomor surat adalah untuk memudahkan
mengatur penyimpanan, memudahkan mencari kembali, mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar,
mempercepat penyelesaian surat
–menyurat, dan memudahkan petugas kearsipan.
Nomor
dan tanggal surat menunjukkan kapan surat itu dikirimkan, bukan kapan surat itu
diketik.
4. Lampiran
Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat itu, misalnya surat keputusan, surat keterangan kesehatan dari dokter. Penulisan jumlah lampiran hendaknya ditulis dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata, akan tetapi, jika bilangan lebih dari dua kata, gunakan angka Misalnya: Lamp.: empat lembar, bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar .
Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat itu, misalnya surat keputusan, surat keterangan kesehatan dari dokter. Penulisan jumlah lampiran hendaknya ditulis dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata, akan tetapi, jika bilangan lebih dari dua kata, gunakan angka Misalnya: Lamp.: empat lembar, bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar .
5.
Hal/Perihal
Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu. Misalnya: jadwal diklat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan.
Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu. Misalnya: jadwal diklat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan.
Contoh:
1. No. : 74/RPB-1/2004
1. No. : 74/RPB-1/2004
Sifat
: Penting
Lamp.
: Satu berkas
Hal
: Undangan rapat penerimaan calon
pegawai
Perhatikan bahwa penulisan nomor, hal,
dan lampiran, serta sifat tidak diakhiri dengan tanda baca apa pun.
6.
Alamat surat
Ada dua
macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada
sampul surat). Alamat ini ditulis dengan tanpa diakhiri tanda baca apa pun.
Alamat dalam berturut -turut menyebutkan nama orang/jabatan, nama jalakan dan nomor rumah/gedung, nama kota.
Alamat dalam berturut -turut menyebutkan nama orang/jabatan, nama jalakan dan nomor rumah/gedung, nama kota.
Contoh:
Yth. Bapak, Yanto Intan Rosyidi, S.E. Direktur PT Pillar Sejahtera
Yth. Bapak, Yanto Intan Rosyidi, S.E. Direktur PT Pillar Sejahtera
Jalan
Kencana 25
Surabaya
7.
Salam pembuka
Salam
pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara
tertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan ialah “Dengan hormat,”.
Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat.
8. Isi surat (tubuh)
Isi surat
pada umumnya terdiri atas tiga hal , yaitu pembukaan, isi yang sesungguhnya dan
penutup. Pembukaan berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca
terhadap pokok surat. Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberi
tahukan atau yang disampaikan kepada penerima surat. Penutup surat merupakan
simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Pada umumnya, penutup berisi
ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau
harapan penulis surat.
9.
Salam penutup
Salam
penutup terdiri atas nama jabatan, tanda tangan, nama terang, nomor kepegawaian. Salam penutup diketik berjarak dua
baris dari kalimat penutup.
Dalam
surat resmi yang tidak formal (bukan antarinstansi pemerintah) dapat dipakai
salam penutup, Misalnya: “Salam kami,” dan “Hormat kami,”.
10.
Tembusan
Tembusan dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu.
Tembusan dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu.
Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah,
lurus ke atas dengan nomor, hal, dan lampiran, sebaris dengan NIP atau nomor
yang lain. Tembusan ditulis urut sesuai dengan tingkat jabatan instansi yang
bersangkutan. Pada tembusan tidak perlu ditulis ungkapan Yth., atau kata sapaan
seperti Sdr., Bapak, atau Ibu. Pada tembusan yang terakhir juga tidak perlu
ditulis kata Arsip atau Pertinggal sebab setiap kita mengetik sebuah surat
untuk dikirimkan pasti dengan sendirinya ditinggalkan selembar sebagai arsip.
C. Bentuk-bentuk surat dinas
Bentuk surat
dinas yang biasa digunakan ialah
1. bentuk lurus penuh (full block)
2. bentuk lurus (block )
3. bentuk setengah lurus (semi block)
4. Indonesia lama
5. Indonesia baru.
D. Jenis-jenis surat dinas
Jenis-jenis
surat dinas antara lain:
1. Surat undangan
Adalah surat yang berisi ajakan atau
permintaan agar si terkirim turut serta pada kegiatan yang diadakan oleh pihak
pengirim. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat undangan: bahasa
yang digunakan harus sopan, maksud undangan jelas (termasuk tempat, tanggal,
dan bentuk acara), dan identitas pengundang dinyatakan secara jelas.
2. Surat permohonan
3. Surat perjanjian
Adalah surat yang digunakan untuk
mengadakan kesepakatan antara dua pihak berkaitan dalam satu urusan. Surat
perjanjian biasanya ditulis dengan berupa pasal-pasal. Isinya mengatur hak dan
kewajiban kedua belah pihak.
Dilihat dari tujuan dan isinya, surat
perjanjian terdiri atas: surat perjanjian jual beli, syarat perjanjian sewa
menyewa, surat perjanjian sewa beli, surat perjanjian peminjaman, surat
perjanjian pemborongan, surat perjanjian kerja, dll.
Cara menyusun syarat perjanjian, antara
lain: menuliskan judul perjanjian, mencantumkan nama, pekerjaan, alamat
pihak-pihak yang mengadakan perjanjian, mencantumkan isi perjanjian, hak dan
kewajiban, dan ketentuan-ketentuan lainnya yang disepakati dan dituangkan dalam
pasal-pasal, ditandatangani oleh kedua belah pihakatas materai dan disertai
saksi-saksi.
4. Memo atau memorandum
Adalah surat singkat yang biasanya dibuat
oleh atasan untuk bawahan dalam sebuah organisasi. Umumnya memo selalu tersedia
dalam bentuk blangko. Kepala memo (nama instansi, alamat, telepon, ket. lain),
dan lain-lain sudah tercetak. Pembuat memo tinggal mengisi sesuai keperluan.
5. Surat kuasa
Adalah surat yang berisi pelimpahan
wewenang atau kekuasaan kepada seseorang untuk bertindak atas nama pihak yang
memberi kuasa. Ada bermacam-macam surat kuasa, tergantung isi dan maksudnya
antara lain: surat kuasa untuk keperluan pribadi, untuk keperluan bisnis,
oranisasi/instansi, dan untuk berbagai acara di pengadilan.
6. Surat lamaran pekerjaan
Merupakan surat permohonan untuk
memperoleh suatu pekerjaan atau jabatan. Surat ini dibuat berdasarkan iklan
atau atas inisiatif sendiri. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis
surat lamaran pekerjaan, antara lain: menggunakan salah satu bentuk surat resmi
yang benar dan konsisten, menggunakan bahasa yang baik dan benar, tidak ada
kesalahan ejaan dan tanda baca, memilih bahasa yang bermakna lugas, tidak
berbelit-belit, dan langsung pada pokok masalah, ditulis tangan sendiri, tinta
hitam, dan dan dalam satu halaman tidak bolak-balik, jika akan dikirim melalui
pos hendaknya dikirim dengan sampul sesuai dan disertai dengan prangko
secukupnya, apabila menginginkan ada surat menyurat hendaknya disertai dengan
prangko dan sampul balasan secukupnya, memenuhi etika penulisan surat resmi, ditulis
dengan huruf tegak bersambung, jelas terbaca, dan bersih (tidak ada coretan
atau bekas penghapusan tulisan yang salah).
7. Nota dinas
Merupakan surat yang berisikan
catatan-catatan singkat yang berhubungan dengan urusan kedinasan. Biasanya
ditulis oleh suatu subkerja kedinasan untuk disampaikan pada atasannya. Isinya
bisa berupa pemberitahuan atau laporan.
8. Surat perizinan
Adalah surat digunakan untuk memberi izin
kepada seseorang. penerbitan surat pemberian izin biasanya didahului oleh suatu
permintaan atau permohonan.
9. Surat edaran
Berisi informasi yang harus diketahui
oleh banyak pihakdalam stuktur kelembagaan. Surat edaran biasanya dikeluarkan
oleh instansi yang strukturnya lebih tinggi dari pada penerima surat.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Surat dinas adalah surat yang dikirimkan
oleh instansi, lembaga, organisasi, badan, atau institusi (terutama
pemerintahan) kepada seseorang/instansi lain. Surat dinas berisi berbagai hal
yang berhubungan dengan kepentingan administrasi pemerintahan.
Unsur-unsur surat dinas: kepala surat, nama
tempat dan tanggal, nomor surat, lampiran, hal/perihal, alamat surat, salam
pembuka, isi surat, salam penutup, dan tembusan.
Bentuk-bentuk surat dinas: bentuk lurus penuh (full block), bentuk lurus (block ), bentuk setengah lurus
(semi block), Indonesia lama dan Indonesia baru.
Jenis-jenis surat dinas: surat undangan,
surat permohonan, surat perjanjian, memo, surat kuasa, surat lamaran pekerjaan,
nota dinas, surat perizinan, dan surat edaran.
Daftar
pustaka
Nurdi,
Ade, Yati maryani, & Mumu. 2001. Intisari bahasa dan sastra Indonesia untuk
kelas 1,2,3 SMA. Pustaka setia.:
Bandung.
Setiadi,
dkk. 2009. Pista: bahasa Indonesia untuk SMA/MA kelas XI gasal. CV-Setia Aji: Sukoharjo.
Setiadi, dkk. 2010. Pista: modul bahasa
Indonesia untuk SMA/MA kelas XII A. CV- Setia-Aji: Sukoharjo
http://budicrue.multiply.com/journal/item/154?&show_interstitial=1&u=%2Fjournal%2Fitem
(19-april-2012)
http://www.crayonpedia.org/mw/Menulis_Surat_Dinas_Berdasarkan_Isi,_Bahasa,_dan_Format_yang_Baku_12.1
(19- april-2012)
http://basindomd.blogspot.com/2010/03/surat-dinas.html
(28-april-2012)
http://www.google.com/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar