surat dinas

BAB I

PENDAHULUAN

       A.    Latar Belakang

            Menulis surat merupakan kegiatan yang sering dilakukan seseorang untuk mengungkapkan sesuatu dalam bentuk tulisan. Menulis surat juga telah ada sejak dahulu. Sebelum adanya alat komunikasi elektronik, surat dijadikan alat komunikasi untuk menginformasikan segala sesuatu kepada orang yang dimaksud.

            Namun setelah berkembangnya alat komunikasi elektronik, menulis surat menjadi kegiatan langka dalam kegiatan sehari-hari. Dengan adanya alat komunikasi elektronik seseorang menyampaikan informasi melalui alat komunikasi elektronik tersebut.  

            Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu, melalui
surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau
percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju
sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi
secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting untuk urusan bisnis.

            Meskipun teknologi sudah berkembang pesat dan berbagai alat komunikasi canggih telah diciptakan, kedudukan surat sebagai sarana komunikasi belum sepenuhnya tergantikan. Apalagi dalam urusan kedinasan yang bersifat resmi, surat menyurat masih sangat diperlukan. Selain sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai dokumen, bukti, maupun arsip yang dibutuhkan untuk berbagai keperluan.

            Surat dibagi menjadi beberapa bagian diantaranya ada surat dinas, surat pribadi dan surat resmi. Surat dinas merupakan surat yang dikirimkan oleh instansi/lembaga/organisasi/badan/institusi (terutama pemerintahan) kepada seseorang/instansi lain. Surat dinas berisi berbagai hal yang berhubungan dengan kepentingan administrasi pemerintahan.

            Surat dinas, yakni surat yang digunakan dalam fungsi-fungsi kedinasan, baik dinas pemerintahan maupun swasta. Surat ini umumnya bersifat resmi.

       B.     Rumusan Masalah

            Bertitik tolak dari artikel tentang surat dinas yang kami dapatkan, terdapat beberapa macam masalah. Maka untuk mempermudah pembahasan dalam makalah ini, kami telah membaginya dalam beberapa partanyaan sebagai berikut:

1.      Apa yang dimaksud dengan  surat dinas?

2.      Unsur-unsur apa saja yang terdapat pada surat dinas?

3.      Bagaimana bentuk-bentuk surat dinas?

4.      Sebutkan jenis-jenis surat dinas?

           

         C.     Tujuan

Tujuan penyusunan makalah ini adalah untuk:

1.      Memenuhi tugas mata kuliah keterampilan menulis.

2.      Mengetahui pengertian surat dinas.

3.      Mengetahui jenis-jenis surat dinas.

4.      Mengetahui bentuk-bentuk surat dinas.

5.      Mengetahui unsur-unsur surat dinas.

 .    

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian surat dinas

             Surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh instansi, lembaga, organisasi, badan, atau institusi (terutama pemerintahan) kepada seseorang/instansi lain. Surat dinas berisi berbagai hal yang berhubungan dengan kepentingan administrasi pemerintahan.

            Surat dinas digunakan dalam fungsi-fungsi kedinasan, baik dinas pemerintahan maupun swasta. Surat ini umumnya bersifat resmi. Isinya antara lain berupa pemberian tugas, pemberitahuan, permohonan, perintah, peringatan, panggilan, perjanjian, dan laporan.

B.     Unsur-unsur surat dinas

Unsur-unsur surat dinas meliputi:

1.       Kepala Surat 

      Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. Dalam penulisan kepala surat, diperlukan: nama kantor/jawatan/perusahaan/ organisasi, alamat, nomor telepon, nomor kotak  pos, faksimile, alamat kawat, atau e-mail (jika ada). 

2.       Nama Tempat dan Tanggal

       Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini tidak ditulis jika blangko surat yang digunakan adalah blangko surat resmi yang memuat kepala surat. 

3.      Nomor surat

       Surat resmi selalu diberi nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar), 
kode, dan tahun. Misalnya No: 200/Diklat -1/2004.

       Nomor surat diketik segaris dengan tanggal, bulan, dan tahun. Guna nomor surat adalah untuk memudahkan mengatur penyimpanan, memudahkan mencari kembali,  mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar,  mempercepat penyelesaian surat –menyurat, dan memudahkan petugas kearsipan. 

Nomor dan tanggal surat menunjukkan kapan surat itu dikirimkan, bukan kapan surat itu diketik. 

4.       Lampiran 
       Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat itu, misalnya surat keputusan, surat keterangan kesehatan dari dokter. Penulisan jumlah lampiran hendaknya ditulis dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata, akan tetapi, jika bilangan lebih dari dua kata, gunakan angka Misalnya: Lamp.: empat lembar, bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar .

5.      Hal/Perihal 
       Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu. Misalnya: jadwal diklat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan. 

Contoh: 
1. No. : 74/RPB-1/2004 

Sifat : Penting 

Lamp. : Satu berkas 

Hal : Undangan rapat penerimaan calon pegawai 

       Perhatikan bahwa penulisan nomor, hal, dan lampiran, serta sifat tidak diakhiri dengan tanda baca apa pun. 

6.      Alamat surat 

       Ada dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada sampul surat). Alamat ini ditulis dengan tanpa diakhiri tanda baca apa pun. 
Alamat dalam berturut -turut menyebutkan  nama orang/jabatan, nama jalakan dan nomor rumah/gedung,  nama kota. 

Contoh: 
Yth. Bapak, Yanto Intan Rosyidi, S.E. Direktur PT Pillar Sejahtera 

Jalan Kencana 25

Surabaya  

7.      Salam pembuka 

       Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara tertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan ialah “Dengan hormat,”. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat. 

8.       Isi surat (tubuh) 

       Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal , yaitu pembukaan, isi yang sesungguhnya dan penutup. Pembukaan berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberi tahukan atau yang disampaikan kepada penerima surat. Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Pada umumnya, penutup berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat.

9.       Salam penutup 

       Salam penutup terdiri atas nama jabatan, tanda tangan, nama terang,  nomor kepegawaian. Salam penutup diketik berjarak dua baris dari kalimat penutup. 

Dalam surat resmi yang tidak formal (bukan antarinstansi pemerintah) dapat dipakai salam penutup, Misalnya: “Salam kami,” dan “Hormat kami,”.

10.  Tembusan 
       Tembusan dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu. 

       Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus ke atas dengan nomor, hal, dan lampiran, sebaris dengan NIP atau nomor yang lain. Tembusan ditulis urut sesuai dengan tingkat jabatan instansi yang bersangkutan. Pada tembusan tidak perlu ditulis ungkapan Yth., atau kata sapaan seperti Sdr., Bapak, atau Ibu. Pada tembusan yang terakhir juga tidak perlu ditulis kata Arsip atau Pertinggal sebab setiap kita mengetik sebuah surat untuk dikirimkan pasti dengan sendirinya ditinggalkan selembar sebagai arsip.        

C.     Bentuk-bentuk surat dinas

Bentuk surat dinas yang biasa digunakan ialah

1.       bentuk lurus penuh (full block)

2.       bentuk lurus (block )

3.       bentuk setengah lurus (semi block)

4.       Indonesia lama

5.       Indonesia baru.

D.    Jenis-jenis surat dinas

Jenis-jenis surat dinas antara lain:

1.      Surat undangan                 

      Adalah surat yang berisi ajakan atau permintaan agar si terkirim turut serta pada kegiatan yang diadakan oleh pihak pengirim. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat undangan: bahasa yang digunakan harus sopan, maksud undangan jelas (termasuk tempat, tanggal, dan bentuk acara), dan identitas pengundang dinyatakan secara jelas.

2.      Surat permohonan

       Merupakan permintaan kepada sesuatu hal. Yang diminta dapat berupa kebijakan. Misalnya izin penyelenggaraan suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat permohonan adalah kejelasan alasan dan permohonan tersebut, bahasanya sopan, dan isinya tidak merendahkan diri.

3.      Surat perjanjian

       Adalah surat yang digunakan untuk mengadakan kesepakatan antara dua pihak berkaitan dalam satu urusan. Surat perjanjian biasanya ditulis dengan berupa pasal-pasal. Isinya mengatur hak dan kewajiban kedua belah pihak.

       Dilihat dari tujuan dan isinya, surat perjanjian terdiri atas: surat perjanjian jual beli, syarat perjanjian sewa menyewa, surat perjanjian sewa beli, surat perjanjian peminjaman, surat perjanjian pemborongan, surat perjanjian kerja, dll.

       Cara menyusun syarat perjanjian, antara lain: menuliskan judul perjanjian, mencantumkan nama, pekerjaan, alamat pihak-pihak yang mengadakan perjanjian, mencantumkan isi perjanjian, hak dan kewajiban, dan ketentuan-ketentuan lainnya yang disepakati dan dituangkan dalam pasal-pasal, ditandatangani oleh kedua belah pihakatas materai dan disertai saksi-saksi.

4.      Memo atau memorandum

       Adalah surat singkat yang biasanya dibuat oleh atasan untuk bawahan dalam sebuah organisasi. Umumnya memo selalu tersedia dalam bentuk blangko. Kepala memo (nama instansi, alamat, telepon, ket. lain), dan lain-lain sudah tercetak. Pembuat memo tinggal mengisi sesuai keperluan.

5.      Surat kuasa

       Adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang atau kekuasaan kepada seseorang untuk bertindak atas nama pihak yang memberi kuasa. Ada bermacam-macam surat kuasa, tergantung isi dan maksudnya antara lain: surat kuasa untuk keperluan pribadi, untuk keperluan bisnis, oranisasi/instansi, dan untuk berbagai acara di pengadilan.

6.      Surat lamaran pekerjaan

       Merupakan surat permohonan untuk memperoleh suatu pekerjaan atau jabatan. Surat ini dibuat berdasarkan iklan atau atas inisiatif sendiri. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat lamaran pekerjaan, antara lain: menggunakan salah satu bentuk surat resmi yang benar dan konsisten, menggunakan bahasa yang baik dan benar, tidak ada kesalahan ejaan dan tanda baca, memilih bahasa yang bermakna lugas, tidak berbelit-belit, dan langsung pada pokok masalah, ditulis tangan sendiri, tinta hitam, dan dan dalam satu halaman tidak bolak-balik, jika akan dikirim melalui pos hendaknya dikirim dengan sampul sesuai dan disertai dengan prangko secukupnya, apabila menginginkan ada surat menyurat hendaknya disertai dengan prangko dan sampul balasan secukupnya, memenuhi etika penulisan surat resmi, ditulis dengan huruf tegak bersambung, jelas terbaca, dan bersih (tidak ada coretan atau bekas penghapusan tulisan yang salah).

7.      Nota dinas

       Merupakan surat yang berisikan catatan-catatan singkat yang berhubungan dengan urusan kedinasan. Biasanya ditulis oleh suatu subkerja kedinasan untuk disampaikan pada atasannya. Isinya bisa berupa pemberitahuan atau laporan.

8.      Surat perizinan

       Adalah surat digunakan untuk memberi izin kepada seseorang. penerbitan surat pemberian izin biasanya didahului oleh suatu permintaan atau permohonan.

9.      Surat edaran

       Berisi informasi yang harus diketahui oleh banyak pihakdalam stuktur kelembagaan. Surat edaran biasanya dikeluarkan oleh instansi yang strukturnya lebih tinggi dari pada penerima surat.

 BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

       Surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh instansi, lembaga, organisasi, badan, atau institusi (terutama pemerintahan) kepada seseorang/instansi lain. Surat dinas berisi berbagai hal yang berhubungan dengan kepentingan administrasi pemerintahan.

       Unsur-unsur surat dinas: kepala surat, nama tempat dan tanggal, nomor surat, lampiran, hal/perihal, alamat surat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tembusan.

       Bentuk-bentuk surat dinas:  bentuk lurus penuh (full block), bentuk lurus (block ), bentuk setengah lurus (semi block), Indonesia lama dan Indonesia baru.

       Jenis-jenis surat dinas: surat undangan, surat permohonan, surat perjanjian, memo, surat kuasa, surat lamaran pekerjaan, nota dinas, surat perizinan, dan surat edaran.

Daftar pustaka

Nurdi, Ade, Yati maryani, & Mumu. 2001. Intisari bahasa dan sastra Indonesia untuk

kelas 1,2,3 SMA. Pustaka setia.: Bandung.

Setiadi, dkk. 2009. Pista: bahasa Indonesia untuk SMA/MA kelas XI gasal. CV-Setia Aji: Sukoharjo.

Setiadi, dkk. 2010. Pista: modul bahasa Indonesia untuk SMA/MA kelas XII A. CV-                 Setia-Aji: Sukoharjo

http://budicrue.multiply.com/journal/item/154?&show_interstitial=1&u=%2Fjournal%2Fitem (19-april-2012)

http://www.crayonpedia.org/mw/Menulis_Surat_Dinas_Berdasarkan_Isi,_Bahasa,_dan_Format_yang_Baku_12.1 (19- april-2012)

http://basindomd.blogspot.com/2010/03/surat-dinas.html (28-april-2012)

http://www.google.com/